Règlement intérieur de Fiest'Assos
Article 1 – Date et lieu
Le forum des associations de Chasseneuil-du-Poitou, appelé « Fiest’Assos », se tient chaque année début septembre dans le parc de la Ribaudière. La date est fixée lors de la réunion annuelle du conseil d'administration de l'OMS.
Article 2 – Priorité de participation
La priorité est donnée aux associations dont le siège social est domicilié sur la commune de Chasseneuil-du-Poitou.
Article 3 – Modalités d'inscription
Les associations souhaitant participer doivent en faire la demande préalable auprès de l'OMS, puis remplir le formulaire « Demande de matériel Fiest'Assos », à retourner complété avant fin juillet.
Article 4 – Repas
Les responsables des associations devront indiquer le nombre de repas à réserver, accompagné du règlement correspondant.
Article 5 – Responsable de stand
Chaque association devra communiquer à l’OMS le nom du responsable présent sur le stand le jour de l'événement.
Article 6 – Arrivée et installation
Le rendez-vous est fixé à partir de 8h15, horaire à respecter afin de ne pas perturber la mise en place assurée par les bénévoles de l’O.M.S. L’installation des stands devra être terminée à 10h00.
Article 7 – Mise à disposition du matériel
L’OMS met gracieusement à disposition le matériel demandé dans le formulaire : tables, chaises, panneaux d’exposition, tonnelles (tivolis), en bon état, et devra être rendu dans le même état.
Chaque association devra :
- récupérer uniquement le matériel préalablement demandé,
- aux points de retrait qui seront indiqués le matin même,
- ne pas prendre de matériel supplémentaire ou appartenant à une autre association.
⚠️ Le nombre de chaises étant limité, chaque association disposera de 2 chaises maximum par stand. Si des besoins complémentaires existent, il appartient à l’association de prévoir ses propres chaises.
⛺ L'installation de la tonnelle est assurée par l’OMS. Le reste de l’installation (matériel mise à disposition par l’OMS, décoration, matériel propre à l’association) est à la charge de l’association.
Article 8 – Attribution des emplacements
L’OMS attribue à chaque association un emplacement correspondant à sa demande demandée dans le formulaire (dans la limite de 4 emplacements). Cet emplacement devra être respecté rigoureusement.
Article 9 – Neutralité politique et religieuse
Les associations s'engagent à respecter l’article 4 des statuts de l’OMS, interdisant toute discussion d’ordre politique ou religieux, sous peine d’exclusion immédiate.
Article 10 – Horaires d'ouverture
L’ouverture au public a lieu à 10h00 et la fermeture est fixée à 17h00.
Article 11 – Fin de journée, rangement et restitution du matériel
À la fin du forum (à partir de 17h00), chaque association est tenue de :
- nettoyer intégralement son emplacement,
- rapporter l’ensemble du matériel prêté aux points de récupération identifiés (sauf tonnelles),
- ne rien laisser sur place, même temporairement.
❗ Aucun abandon de matériel ou de déchets ne sera toléré sur les emplacements.
Le matériel emprunté (chaises, tables, panneaux…) doit être rendu propre, rangé et à l’endroit exact où il a été pris.
Chaque année, les bénévoles de l’OMS perdent un temps non négligeable à ramasser, ranger et nettoyer ce qui devrait être fait par les associations elles-mêmes.
Dorénavant, tout manquement pourra conduire à un refus d’inscription lors des éditions futures.
Article 12 – Emplacement des échanges
Les échanges avec le public se font exclusivement sur le stand de l’association.
Article 13 – Distribution de documents
La distribution de tracts, flyers, prospectus ou la réalisation d’enquêtes est strictement interdite en dehors du stand. Tout contrevenant pourra être exclu immédiatement.
Article 14 – Exclusion
Les responsables de l’OMS se réservent le droit de refuser la participation à toute association ne respectant pas l’esprit et l’éthique de Fiest’Assos.
Article 15 – Assurance
L’OMS a souscrit une assurance spécifique pour la journée auprès de son assureur habituel.
